Sistema de Gestión Documental

La clave para gestionar la información de las compañías

Oferta de valor

SINCO SGD hace posible la gestión óptima y eficiente del archivo físico y digital de la compañía, a través de la administración integral de la información.

Siguiendo los lineamientos del Archivo General de la Nación, SINCO SGD aplica las mejores prácticas de gestión documental, para mantener un archivo organizado y actualizado, que facilita un crecimiento controlado.

Esta herramienta permite la administración de flujos de correspondencia interna y entrante, radicación de facturas, y el archivo físico y digital; priorizando el uso de este último para evitar pérdidas o deterioro de los documentos originales.

Proceso

Beneficios

  • Optimizar costos y recursos mediante el apoyo a políticas de cero papel.
  • Obtener eficiencia en los tiempos de consulta y en la ubicación física de documentos.
  • Disminuir el archivo físico de gestión mediante la aplicación efectiva de tiempos de retención documental.
  • Recuperar documentos fácilmente a través del sistema de indexación por descriptores.
  • Asegurar la confidencialidad de la información.
  • Disminuir la pérdida de documentos físicos, configurando flujos de correspondencia digitales.
  • Visualizar archivos en formatos PDF y JPG directamente en la aplicación, a través del visor integrado de documentos.
  • Generar plantillas desde MS Word para la radicación de correspondencia saliente.
  • Evitar el flujo físico de facturas, gracias a la integración con SINCO ADPRO y SINCO A&F.


Funcionalidades

Centro de administración documental
  • Política de retención documental.
  • Permisos de consulta por usuarios.
  • Auditoría sobre la política de retención documental.
  • Indexación administrable.
  • Transacciones de archivos físicos auditables.
  • Almacenamiento y control de planos.
  • Auditoría de transacciones.
  • Impresión de códigos de barras.
  • Digitalización en formato PDF/A.
  • Informe de productividad en el proceso de digitalización.
  • Registro masivo de archivos y documentos.

 

Correspondencia
  • Administración de correspondencia entrante, interna, saliente y comunicados internos.
  • Creación de flujos de trabajo de documentos.
  • Auditoría del flujo documental.
  • Control de registros del sistema de gestión de calidad.
  • Creación de planillas de mensajería para correspondencia entrante y saliente.
  • Notificaciones por correo electrónico.
  • Ubicación de correspondencia entrante y saliente en archivo.
  • Reasignación masiva de actividades de correspondencia.
  • Radicación de correspondencia saliente desde MS Word a través de plantillas creadas previamente.

 

Radicación de facturas
  • Gestión sobre las facturas de venta administrativas de SINCO ADPRO y a nombre de terceros.
  • Asociación de actas y entradas de almacén de SINCO ADPRO.
  • Ejecución automática de actividades (generación de comprobante de egreso en SINCO A&F).
  • Informe de estado de las facturas radicadas.
  • Visualización de facturas radicadas y digitalizadas en SINCO SGD desde la programación y aprobación de actas y entradas de almacén.
  • Visualización de facturas en la generación de cuentas por pagar en SINCO ADPRO, programación de actas y entradas, autorización de cuentas por pagar y generación masiva de comprobantes de egreso.

Integración con SINCO ERP

Creación y visualización de los expedientes comerciales desde la ficha del cliente.